راهنمای مدیران برای رهبری تیم‌های دورکار

اوایل امسال، IBM مانند دیگر شرکتهای بزرگی چون Aetna تصمیم گرفتند به روشها و شرایط کاری سنتی برگردند. این غول تکنولوژی  به هزاران نفر از کارکنان دورکار خود دستور داد یا مجددا به محل کار بازگردند و در آن حضور داشته باشند و یا کار دیگری را پیدا کنند و به همین دلیل بسیار مورد انتقاد قرار گرفت. با توجه به نتایج نظرسنجی موسسه گالوپ، علیرغم چنین حرکات و تصمیماتی، دورکاری در حال رشد است و ۴۳ درصد از کارکنان در ایالات متحده در طول سال گذشته، حداقل بخشی از کار خود را از راه دور انجام داده‌اند، که نسبت به  سال ۲۰۱۲  حدود ۴ درصد رشد داشته است.محققان گالوپ به این نتیجه رسیده‌اند که نه تنها این روند تقریبا در تمامی صنایع رشد داشته، بلکه کارکنانی که سه تا چهار روز در هفته دورکاری می‌کنند، اذعان دارند که “مشارکت” بیشتری در شغل خود داشته‌اند و فعالیت کاریشان بیشتر بوده است.

اما در رابطه با دورکاری- هم برای کارکنان و هم برای کارفرمایان – یکی از عوامل مهم که باید در نظر گرفته شود، یک مساله همیشگی و آشنا است: تیم ها باید روابط خوبی با سرپرستان مستقیم خود داشته باشند. جادوی تکنولوژی و یا استقلال فردی در دورکاری این واقعیت را نفی نمی‌کند – این اصل مدتها برای کارکنان مستقر در شرکت‌ها و ادارات صادق بوده است – و رضایت شغلی هنوز به شدت وابسته به داشتن یک مدیر موثر و با هوش هیجانی بالاست. با توجه به این موضوع، تنها تعداد کمی از مدیران هستند که می‌توانند همانطور که یاد گرفته‌اند هنگام حضور در دفترکار، رهبران متفکر و دلسوزی باشند برای تیم های از راه دور نیز چنین نقشی ایفا کنند.

دسته‌بندی کارکنان در دو گروه اشتباه است.

شاید یکی از بزرگترین چالش‌هایی که مدیران امروزی با آن روبرو هستند، مدیریت و رهبری گروه‌های ترکیبی کارکنان است، یعنی پرسنلی که بخشی از آنها در محل کار حضور دارند و بخشی از آنها از راه دورکار می‌کنند. برای مديران بسیار سخت است تا یکسان با این دو گروه رفتار کنند و جلوی احساسات خود را بگیرند و ناخودآگاه جوری رفتار نکنند که دورکارها خود را مانند شهروندان درجه دوم احساس کنند.

جان والف مدیر توسعه نرم افزار خدمات مالی CUSO، می گوید: ” به عنوان یک مدیر کارهای ساده‌ای می‌توانید انجام دهید تا از این تله جلوگیری کنید.” “اگر یک جلسه دارید و حتی فقط یک نفر دورکار وجود دارد، از همه دعوت کنید تا از راه دور در جلسه حضور داشته باشند و از همان ابزاری که فرد دورکار استفاده می‌کند، بهره ببرند، بنابراین هیچ نابرابری در نحوه مشارکت وجود ندارد.” این نه تنها تجربه کار از راه دور را برای همه نرمال می‌کند، بلکه شما را وادار می‌کند یک رویکرد (یک روش تکنولوژیک مانند روش شناختی) برای جلسات راه دور پیدا کنید که برای کارمندان دورکار هم سخت و آزاردهنده نباشد.

به روز بودن و در جریان امور کاری بودن به صورت روزمره از چالش‌های کارکنان دورکار است در نتیجه این ترس و نگرانی هم وجود دارد که این افراد در شغلشان پیشرفت نکنند. در یک نظرسنجی اخیر کارکنان از راه دور گزارش داده‌اند که نسبت به همکارانشان که در دفترکار حضور دارند درصد کمتر با مدیرانشان درباره رشد شغلیشان گفتگو دارند. این مسائل باعث می‌شود مدیران همدلی کمتری برای اصلاح امور داشته باشند. انتظارات و نگرانی‌های اعضای تیم از راه دور خود را در مورد ناشناخته ماندن و ندیده گرفته شدن درک کنید و حداقل سه ماه یکبار یک برنامه ملاقات داشته باشید تا پیشرفت شغلی آنها را بررسی کنید و در مورد اهداف حرفه‌ای آنها در آینده صحبت کنید.

با اعتماد کارمندان دورکار خود را هدایت کنید نه با کنترل

وقتی دریک دفتر کار می‌کنید، مدیریت خرد تیم شما آسان است. شما می‌توانید به راحتی در دفتر راه بروید و به مانیتورهای آنها نگاه کنید. اما هنگامی که شما نمیتوانید به حالت فیزیکی و در لحظه ببینید که کارکنان شما چه کاری انجام می‌دهند، ممکن است به شیوه‌های دیگری برای نظارت و زیرنظر گرفتن کارکنان از راه دور خود روی آورید اما هیچ کدام از این کارها خیلی مفید و کاربردی نیستند.

دیوید هنی، مدیر مهندسی در شرکت استاک اورفلو می‌گوید: “مدیریت خرد یک محیط کاری از اعتماد سرچشمه می‌گیرد.” “بزرگترین کاری که می توانید انجام دهید ایجاد اعتماد است. شما نمی‌توانید اعتماد را بخرید، شما باید آن را بسازید. “او اشاره می کند: “اگر شما به افرادی که با آنها کار می‌کنید اعتماد نکنید، مشکلاتی برایتان ایجاد می‌شود که در ارتباط با پرسنل دورکار بسیار بزرگتر می‌شود.”

ممکن است برایتان به اندازه کافی واضح باشد، اما مدیران بسیاری مفهوم اعتماد را به درستی نمی‌دانند. فقط محول کردن وظیفه گزارش دهی به کارمندتان و گفتن، “آن را انجام بده” مفهوم اعتماد را نمی‌دهد بلکه باید وظیفه‌ای به آنها محول شود که احساس مفید بودن و کارا بودن بکنند و به اندازه کافی حمایت شوند تا آن را انجام دهند. و این اشتباه یکی از دلایلی است که کارمندان از راه دور گاهی اوقات احساس می‌کنند نادیده گرفته می‌شوند. در طرف دیگر، حرکت از نظارت به سمت اعتمادسازی برای مدیرانی که عادت به داشتن نقش فعال و نظارت روزمره بر کار پرسنل دارند، کاری سخت و پیچیده است. خوشبختانه، مقداری هوش هیجانی هر دو مشکل را حل می‌کند.

گیلرمو راوچ، مدیرعامل شرکت کامپیوتری Zeit  معتقد است بهترین نقطه شروع این است که با اعضای تیم خود همدلی کنید به این معنی که “زمینه” تجربه کاری دیگران را درک کنید. به جای تمرکز بر آنچه که تیم شما در لحظه انجام می‌دهد، از خود بپرسید که آنها چقدر به اهدافی که برای آنها ترسیم کرده‌اید اهمیت می دهند؟ آیا آنها به چالش کشیده می‌شوند؟ دارای قدرت و اختیار خاصی هستد؟یا در کار خود سردرگم هستند؟ راوچ می گوید: ” به عنوان یک رهبر، شما باید به درون و ذهن افراد دورکار توجه بیشتری داشته باشید”.

راوچ متوجه شده است که با تلاش در این جهت، تیم راه دور او نه تنها به او اعتماد کردند، بلکه به یکدیگر هم اعتماد بیشتری کردند که باعث همکاری بیشتر همه کارکنان شده است. از آنجایی که اعتماد اغلب با یک ارتباط شخصی آغاز می شود و تیم های مجازی از آن بی بهره هستند، برای مدیران مهم است که در مواقعی کار را کنار بگذارند و وقت صرف درک و شناخت یکدیگر کنند حتی از راه دور.

چند سال پیش، رندی رایز، بنیانگذار فن آوری یک شرکت معتبر و تیم او به جای اینکه فقط بحث و جلسه در مورد کار داشته باشند شروع به برگزاری دورهمی‌های شخصی کردند. او می‌گوید: “ما حتما حداقل یک بار در هفته در مورد سرگرمی ها، علایق و خانواده‌هایمان صحبت می‌کنیم و به سرعت متوجه شدیم که این عادت اعتماد ساخت و منجر به همکاری قویتر شد.”

یاد بگیرید که بهتر گوش دهید و سوالات بیشتری از کارمندان دورکار خود بپرسید.

در یک محیط اداری سنتی، با نشانه‌های فیزیکی که می‌بینید کاملا احساس می‌کنید که چه زمانی یک عضو تیم آماده به ترک شغلش است. اما هنگامی که این تماس مداوم فردی را از دست می‌دهید، این سرنخ‌های مهم را هم از دست می‌دهید. شما باید زمان زیادی را صرف شناخت و درک احساسات دیگران کنید. در غیر این صورت، شما خطر کنار کشیدن فرد از گروه ، ناراحتی و ترک کار او را همیشه در کمین خود دارید.

گوش دادن یک مهارت است که در هسته هوش هیجانی قرار دارد و شنوندگان بزرگ پرسشگران خوبی هم هستند. به عنوان مدیر یک تیم از راه دور، این مهارت، شانس شما برای پر کردن خلاء راه‌های کسب اطلاعات به صورت شخصی است. به جای محدود کردن خود به جلسات رو در رو برای آماده کردن گزارش‌های سریع کاری ، تعاملاتی را در طول زمان برای ارتباط عمیق‌تر با کارکنان از راه دور خود شکل دهید. از اعضای تیم خود بپرسید که چه چیزی برای آنها اهمیت دارد و با چه چالش هایی روبرو هستند، منتظر نباشید تا خودشان این مسائل را مطرح کنند. با این کار نه تنها بهتر درک می‌کنید که چه چیزهایی به آنها انگیزه می دهد، بلکه باعث می شوید آنها احساس کنند ارزشمندند.

پیرامون مسائل سخت با کارمندان دورکار خود صحبت کنید.

زمانی که تیم در کنار هم قرار نگرفته است ارتباطات سخت‌تر می‌شود ، به ویژه هنگامی که نیاز به درک بازخوردهای مستقیم و حل کردن تعارضات و اختلافات وجود دارد. عدم وجود حضور فیزیکی روزانه  باعث می شود که مکالمه‌های ناراحت کننده و تعارضات روزانه را کنار بگذارید، اما این دقیقا یک رویکرد هوشمندانه نیست. به گفته کتی وومرسلی، مدیر مهندسی در بافر، رهبران موفق ترین تیم های دورکار، از اختلافات و تعارضات استقبال می‌کنند. او می‌گوید وقتی مدیران “نمی خواهند به احساسات دیگران هیچ آسیبی برسانند و بسیار ملاحظه‌کارانه رفتار می‌کنند یک هماهنگی مصنوعی غیرواقعی ایجاد می‌شود “.

وومرسلی از اقدامات پیشگیرانه برای حل این تعارضات استفاده می‌کند. برای مثال، اگر یک تیم جدید یا یک فاز جدید در یک پروژه وجود داشته باشد، او یک جلسه را برگزار می‌کند که هدف آن فقط تمرکز بر درگیری‌ها و اختلافات است. وومرسلی از اعضای تیم خود می‌خواهد تا در مورد تعارضات و اختلافتشان صحبت کنند و یک نفر را در جلسه تعیین می‌کند تا زمینه‌های چالش برانگیز را که اعضای تیم احتمالا با آنها مواجه می‌شوند را کاملا در نظر بگیرد. این کار کمک می‌کند تا افراد مردم هر آنچه احساس می‌کنند را رو کنند و در مورد مسائلی که ممکن است تنش ایجاد کنند صحبت کنند، پیش از این که به طور ناگهانی با آنها روبرو شوند، هنگامی که هر کس به حال خود رها شده است.

همانطور که این مطلب به شما پیشنهاد می‌دهد، زمانی که شما یک تیم از کارمندان راه دور را هدایت می‌کنید، هوش هیجانی شما به عنوان یک مدیر مهم است. توسعه مهارت‌های – همدلی، اعتماد، گوش دادن و توانایی کشف اختلافات – در هر یک از اعضای تیم باید صورت بگیرد، مهم نیست که چقدر دور باشند این کار باید انجام شود تا موفقیت صورت بگیرد.

پیشنهاد میکنم مقاله دورکاری و شبکه سازی – دو موضوع متناقض؟؟ را که در مورد شبکه سازی برای دوستانی است که به صورت دورکاری فعالیت می کنند را حتما مطالعه کنید

منبع: سایت www.fastcompany.com